Bật mí cách sử dụng outlook đơn giản, hiệu quả

Cách sử dụng outlook như thế nào để tăng hiệu quả đơn việc? Đây chắc chắn là thắc mắc chung của rất nhiều người dùng khi mới biết đến outlook. Để có thêm thông tin về vấn đề này, bạn có thể tham khảo chia sẻ dưới đây. 

Tìm hiểu Outlook là gì?

Outlook là dịch vụ email được thiết kế nằm trong bộ ứng dụng văn phòng của Microsoft. Người dùng có thể sử dụng ứng dụng để quản lý các công việc liên quan đến email, lịch, ghi chú… Thời gian lưu trữ trên Outlook lâu dài và miễn phí nên được người dùng đánh giá cao.

Giao diện ứng dụng đơn giản nên phù hợp với nhiều đối tượng sử dụng. Trong quá trình dùng Outlook sẽ dễ dàng chuyển email thành tác vụ hoặc cuộc hẹn. Tốc độ truy cập ứng dụng nhanh chóng, tiện lợi, không giới hạn về không gian lưu trữ. Do đó, email sẽ được sắp xếp theo dung lượng, thời gian nhận, thời gian gửi….

Outlook còn có ưu điểm là hỗ trợ việc gửi mail đính kèm tập tin có dung lượng lớn. Người dùng có thể kết hợp sử dụng với OneDrive, Skype Drive và khôi phục email đã xóa đơn giản. Ứng dụng Outlook đa dạng kết nối với các trang mạng xã hội. Chính vì thế mọi thông tin đều được cập nhật nhanh chóng.

Xem thêm:  Bật mí cách sử dụng zalo trên máy tính ai cũng sử dụng được

Cách sử dụng Outlook hiệu quả

Ứng dụng Outlook là dịch vụ email hiện đại, thích hợp cho những người làm văn phòng. Việc trao đổi thông tin và sắp xếp lịch trình sẽ dễ dàng hơn. Muốn sử dụng outlook hiệu quả, bạn có thể tham khảo các mục dưới đây. Hướng dẫn cụ thể từng thao tác sẽ giúp người mới làm quen tác vụ thuận tiện hơn. 

Thêm tài khoản

• Bước 1: Tại giao diện chính của ứng dụng nhấn File.
• Bước 2: Ở màn hình tiếp theo bạn chọn Add Account để thêm tài khoản.
• Bước 3: Ứng dụng yêu cầu kết nối email thì bạn hãy điền email của mình và  nhấn Connect.
• Bước 4: Thực hiện nhập lại email muốn thêm và nhấn Next.
• Bước 5: Nhập mật khẩu email để đăng nhập và kết nối outlook.
• Bước 6: Nhấn “Cho phép” ứng dụng sử dụng các quyền được yêu cầu.
• Bước 7: Nhấn Done là hoàn thành mở thêm tài khoản 

Tạo, gửi thư email mới

Cách sử dụng outlook để tạo và gửi thư rất đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện hai bước sau: 

• Bước 1: Nhấn New Email tại màn hình chính phía gốc trái màn hình.
• Bước 2: Tại mục Message bên dưới sẽ xuất hiện các tác vụ: kiểu chữ, cỡ chữ, căn chỉnh giữa,… Chọn tạo thư và điền nội dung cần thiết. Sau khi hoàn thành chọn Gửi.

Thêm, Lưu tệp đính kèm

Muốn thêm hoặc lưu tệp đính kèm khi gửi email trên outlook bạn thực hiện các thao tác sau:

• Bước 1: Để thêm tệp đính kèm vào email, bạn hãy nhấn vào Attach file và chọn file bạn muốn đính kèm.
• Bước 2: Mở email có tệp đính kèm bạn muốn lưu, bạn hãy nhấn chuột phải vào tệp đính kèm > Chọn Save as. Sau đó, chọn thư mục lưu file > Nhấn Save.

Tạo cuộc hẹn trong lịch, đặt lời nhắc

• Bước 1: Để tạo lịch hẹn trong Outlook, bạn hãy nhấn vào biểu tượng lịch ở góc phải phái dưới giao diện và nhấn vào biểu tượng lịch.
• Bước 2: Nhấn chuột phải vào ngày bạn muốn tạo cuộc hẹn > Chọn New Appointment
• Bước 3: Điền Title và thời gian cuộc hẹn sau đó nhấn Save & Close.

Lấy danh sách liên hệ trong Outlook

Cách sử dụng outlook để tạo liên hệ sẽ đơn giản nếu bạn nắm được quá trình thực hiện. Muốn có danh sách liên hệ dễ nhìn, bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn:

• Bước 1: Chọn File chọn mục Open & Export 
• Bước 2: Chọn Import/Export di chuyển đến mục Export to a file. Tiếp tục xuất hiện hộp thoại chọn Comma Separated Values. Nhấn Chọn Contacts để xuất file sau đó chọn Next.
• Bước 3: Chọn Browse để chọn nơi lưu trữ file được xuất. Nhấn chọn nơi lưu trữ và đặt tên cho file. Khi đã đặt tên của file dữ liệu nhấn OK, nhấn Next > Nhấn Finish hoàn tất.

Xem thêm: Tìm hiểu cách sử dụng discord chi tiết nhất

Như vậy trên đây là cách sử dụng outlook cho người mới. Các bạn có thể tham khảo để có cách dùng hiệu quả nhất. Muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng văn phòng liên quan thì hãy ghé Vi Tính TTC nhé.